Algemene Voorwaarden

1. Definities

Dictto: het SaaS-platform, aangeboden door Ruberio, gevestigd te Moergestel, Nederland (KVK: [invullen]).
Gebruiker: iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon die zich registreert voor de Dienst en deze gebruikt.
Dienst: de Dictto web- en mobiele applicatie, inclusief alle functionaliteiten voor spraak-naar-offerte/factuur, documentbeheer, e-facturatie, betalingsverwerking en gerelateerde functionaliteit.
Overeenkomst: de contractuele relatie tussen Dictto en de Gebruiker, beheerst door deze Voorwaarden.
Content: alle gegevens, documenten, audio-opnamen en overige materialen die de Gebruiker uploadt of aanmaakt via de Dienst.
AI-uitvoer: alle door kunstmatige intelligentie gegenereerde suggesties, waaronder gestructureerde offertes, facturen en klantgegevens.

2. Toepasselijkheid

Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op al het gebruik van de Dictto Dienst. Door het aanmaken van een account accepteert de Gebruiker deze Voorwaarden. Dictto kan de toegang weigeren of beëindigen indien deze Voorwaarden worden geschonden.

Bij strijdigheid tussen deze Voorwaarden en enige andere overeenkomst tussen partijen, prevaleren deze Voorwaarden, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen.

De toepasselijkheid van eventuele inkoop- of andere voorwaarden van de Gebruiker wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.

3. Omschrijving van de Dienst

Dictto biedt een cloudgebaseerd platform waarmee gebruikers offertes en facturen kunnen aanmaken via spraak-invoer of handmatige invoer. De Dienst maakt gebruik van kunstmatige intelligentie (OpenAI Whisper voor transcriptie, OpenAI GPT en Anthropic Claude voor structurering) om spraak om te zetten naar gestructureerde documentgegevens.

Daarnaast biedt Dictto functionaliteiten voor:

Klantbeheer
E-mailverzending van documenten
Online betaling via Stripe (inclusief iDEAL)
UBL XML-generatie voor e-facturatie
PDF-generatie en batch-export
Boekhouding en BTW-overzichten

De Dienst wordt geleverd op basis van “best effort”. Wij garanderen geen specifieke uptime-percentages of service-level-commitments. Wij streven naar hoge beschikbaarheid maar kunnen onderhoud plegen of storingen ervaren zonder voorafgaande kennisgeving.

4. Account en toegang

De Gebruiker is verantwoordelijk voor het vertrouwelijk houden van inloggegevens.
Elk account is gekoppeld aan één organisatie. De organisatie-admin is verantwoordelijk voor het beheer van teamleden en toegangsniveaus.
De Gebruiker dient correcte en actuele informatie te verstrekken bij registratie en onboarding.
Dictto behoudt zich het recht voor om accounts op te schorten of te beëindigen die in strijd handelen met deze Voorwaarden of de wet.

5. Acceptabel gebruik

De Gebruiker mag de Dienst niet gebruiken voor:

Het verwerken van illegale, frauduleuze of misleidende inhoud
Het versturen van spam of ongewenste e-mails via de Dienst
Het opzettelijk overbelasten of misbruiken van de API of infrastructuur
Het omzeilen van quota-, plan- of toegangsbeperkingen
Het reverse-engineeren, kopiëren of herdistribueren van enig onderdeel van het platform
Activiteiten die in strijd zijn met toepasselijke wet- en regelgeving

Dictto behoudt zich het recht voor om bij overtreding de toegang onmiddellijk op te schorten of te beëindigen, zonder restitutie.

6. Abonnementen en betalingen

Dictto biedt abonnementsplannen (Starter, Pro, Business) met verschillende functies en quota's.
Alle prijzen zijn in euro's en exclusief BTW, tenzij anders vermeld.
Betaling wordt verwerkt via Stripe. Door een abonnement af te sluiten, gaat de Gebruiker akkoord met de voorwaarden van Stripe.
Abonnementen worden automatisch verlengd aan het einde van elke factureringsperiode (maandelijks of jaarlijks).
De Gebruiker kan op elk moment opzeggen. De opzegging gaat in aan het einde van de lopende factureringsperiode. Er wordt geen restitutie verleend voor het ongebruikte deel van een factureringsperiode.
Dictto behoudt zich het recht voor om prijzen aan te passen met 30 dagen voorafgaande kennisgeving per e-mail.

7. Fair use en quota

Elk abonnementsplan kent quota's voor onder andere het aantal offertes, facturen en teamleden. Deze limieten zijn beschreven op de prijspagina en worden bewaakt door het systeem. Bij overschrijding kan de Dienst worden beperkt totdat het abonnement wordt opgewaardeerd.

8. Beëindiging

De Gebruiker kan het abonnement opzeggen en het account verwijderen via Instellingen.
Bij opzegging behoudt de Gebruiker toegang tot het einde van de lopende factureringsperiode.
Na accountverwijdering worden persoonsgegevens binnen 30 dagen gewist. Financiële documenten worden geanonimiseerd maar bewaard gedurende 7 jaar conform de Nederlandse fiscale bewaarplicht.
De Gebruiker kan alle gegevens exporteren (JSON-formaat) vóór verwijdering.
Dictto kan de toegang onmiddellijk beëindigen of opschorten bij een wezenlijke schending van deze Voorwaarden, illegale activiteiten of wanbetaling.

9. Intellectueel eigendom

Alle intellectuele eigendomsrechten op het Dictto-platform, waaronder software, ontwerp, logo's en documentatie, berusten bij Ruberio.
De Gebruiker behoudt het volledige eigendom van alle Content die hij of zij aanmaakt of uploadt via de Dienst.
Door gebruik van de Dienst verleent de Gebruiker Dictto een beperkte licentie om Content te verwerken uitsluitend ten behoeve van het leveren van de Dienst.
De Gebruiker mag geen enkel onderdeel van het Dictto-platform kopiëren, wijzigen, reverse-engineeren of herdistribueren.

10. AI-gegenereerde inhoud en disclaimers

AI-gegenereerde inhoud (offertes, facturen, klantgegevens geëxtraheerd uit spraak) wordt aangeboden als suggestie. De Gebruiker is te allen tijde zelf verantwoordelijk voor het controleren en goedkeuren van alle documenten vóór verzending aan klanten.
UBL XML-bestanden (e-facturen) worden gegenereerd op basis van de door de Gebruiker ingevoerde gegevens. Dictto garandeert niet dat gegenereerde XML-bestanden voldoen aan alle vereisten van specifieke ontvangers of overheden. De Gebruiker is verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de ingevoerde gegevens.
Dictto verstrekt geen fiscaal, juridisch of boekhoudkundig advies. De Gebruiker is zelf verantwoordelijk voor de naleving van toepasselijke wet- en regelgeving met betrekking tot offertes, facturen, BTW-berekeningen en e-facturatie.
De Dienst wordt geleverd “as is”, zonder enige garantie, uitdrukkelijk of impliciet, met betrekking tot verkoopbaarheid of geschiktheid voor een bepaald doel.

11. Persoonsgegevens

Dictto verwerkt persoonsgegevens conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Voor details over de gegevensverwerking verwijzen wij naar ons privacybeleid en onze verwerkersovereenkomst.

De Gebruiker is de verwerkingsverantwoordelijke met betrekking tot klantgegevens die hij of zij invoert in de Dienst. Dictto treedt op als verwerker.

12. Aansprakelijkheid

De totale aansprakelijkheid van Dictto is beperkt tot het bedrag dat de Gebruiker in de 12 maanden voorafgaand aan het schadebrengende feit aan Dictto heeft betaald.
Dictto is niet aansprakelijk voor indirecte, gevolgschade, incidentele of bijzondere schade, waaronder maar niet beperkt tot gederfde winst, omzet, data of zakelijke kansen.
Dictto is niet aansprakelijk voor het handelen, de beschikbaarheid of de prestaties van diensten van derden (waaronder OpenAI, Anthropic, Stripe, Supabase, Vercel en Resend).
Dictto is niet aansprakelijk voor de juistheid van AI-gegenereerde inhoud. De Gebruiker is verantwoordelijk voor het controleren van alle door de Dienst gegenereerde documenten.

13. Overmacht

Dictto is niet aansprakelijk voor tekortkomingen veroorzaakt door omstandigheden buiten haar redelijke controle, waaronder maar niet beperkt tot:

Storingen bij AI-providers (OpenAI, Anthropic)
Uitval van hosting- of databaseproviders (Vercel, Supabase)
Storingen bij betalingsproviders (Stripe)
Storingen bij e-mailproviders (Resend)
Internetstoringen, stroomuitval, natuurrampen
Overheidsmaatregelen, oorlog, pandemieën

14. Wijzigingen

Dictto behoudt zich het recht voor deze Voorwaarden te wijzigen. Wezenlijke wijzigingen worden minimaal 30 dagen van tevoren per e-mail gecommuniceerd. Voortgezet gebruik van de Dienst na de ingangsdatum geldt als aanvaarding van de gewijzigde Voorwaarden.

Dictto behoudt zich tevens het recht voor om abonnementsplannen, functies en quota's aan te passen. Dergelijke wijzigingen worden vooraf gecommuniceerd.

15. Toepasselijk recht en geschillen

Op deze Voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Geschillen die voortvloeien uit of verband houden met deze Voorwaarden worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Oost-Brabant, Nederland.

16. Contact

Voor vragen over deze Voorwaarden kunt u contact opnemen via [email protected].